Vad kostar dagens arbetssätt?
De flesta finansteam vet att budget och prognos tar tid, men få har räknat på hur mycket. Uppskatta tidsåtgången för budget, prognos och manuellt Excel-arbete. Resultatet ger ett första underlag för att diskutera möjliga förbättringar.
Svar först: Kostnaden för dagens arbetssätt är i grunden antal timmar per cykel × timkostnad × antal cykler per år. Här fyller ni i era egna timmar för budget, prognos och manuellt Excel-arbete. Kalkylatorn visar årskostnaden och ett räkneexempel på möjlig effektivisering, där ni själva justerar andelen. Inga kundsiffror eller antaganden från andra bolag används.
Författare: Thomas Laine, redaktör och affärsrådgivare · Senast granskad: · Redaktion: fpaa.se (Cloud ahead AB)
Vad kostar dagens arbetssätt?
Fyll i några grova siffror så visar vi hur mycket tid budgetprocessen, forecastprocessen och Excelberoendet tar per år - och vad som realistiskt går att frigöra. Siffrorna är indikativa och räknas med 700 SEK per timme.
Budgetprocess
Budgetvolym: ≈ 300 MSEK
Färre manuella insamlingar och versioner minskar risken för fel i underlaget och för att budgeten redan är inaktuell när den fastställs.
- Kortare budgetcykel med insamling direkt i modellen
- En version av sanningen istället för filer i mejl
- Mer tid till analys och affärsdialog än till konsolidering
För ett företag med 500 MSEK i omsättning och en budgetvolym på ≈ 300 MSEK motsvarar det en effektivisering på 64 timmar per cykel. I dag kostar själva budgetarbetet ≈ 224 000 SEK per cykel, vilket är 0.75 ‰ av budgetvolymen.
Forecastprocess
Snabbare prognoser gör att avvikelser upptäcks tidigare, vilket minskar risken för sena överraskningar i resultat och likviditet.
- Rullande prognos istället för enstaka omtag
- Drivarbaserade antaganden som går att spåra
- Scenarier och känslighetsanalys på samma modell
Excelberoende
Färre nyckelpersonberoenden och länkade filer minskar risken för formelfel, brutna länkar och att kritisk logik bara finns hos en person.
- Gemensam datamodell istället för filkedjor
- Behörigheter och spårbarhet på inmatade siffror
- Excel kvar som analysverktyg, inte som system
Försiktigt · 10 %
132 h/år · 92 000 kr
Sannolikt · 20 %
264 h/år · 185 000 kr
Optimistiskt · 30 %
396 h/år · 277 000 kr
Känslighetsantaganden, inte uppmätta kundresultat. ”Sannolikt” är ett mittscenario, inte statistisk sannolikhet. Moment kan överlappa; undvik att räkna samma tid flera gånger. Frigjord tid är inte automatiskt en kostnadsbesparing.
Era värden och våra antaganden0 av 10 ändrade · visa
Inmatade värden
| Fält | Ert värde | Standard |
|---|---|---|
| Personer i budgeten | 8 pers | 8 |
| Budgetcykler per år | 2 st | 2 |
| Timmar per person/cykel | 40 h | 40 |
| Omsättning | 500 MSEK | 500 |
| Andel som budgeteras | 60 % | 60 |
| Personer i forecast | 5 pers | 5 |
| Prognoser per år | 4 st | 4 |
| Timmar per forecast/person | 16 h | 16 |
| Excel-filer | 15 st | 15 |
| Underhåll per fil/månad | 2 h | 2 |
Fasta antaganden
- Timkostnad700 kr/h
Fullt kostnadstäckt finansresurs. Går inte att ändra i det här verktyget.
- Möjlig effektivisering budget20 %
Antagande, inte uppmätt resultat.
- Möjlig effektivisering forecast20 %
Antagande, inte uppmätt resultat.
- Möjlig effektivisering Excel20 %
Antagande, inte uppmätt resultat.
Så räknas resultatet fram
- 1. Budget640 h
8 pers × 2 cykler × 40 h - 2. Forecast320 h
5 pers × 4 prognoser × 16 h - 3. Excel360 h
15 filer × 2 h × 12 mån - 4. Total tid1 320 h
budget + forecast + Excel - 5. Total kostnad924 000 kr
1 320 h × 700 kr - 6. Möjlig effektivisering264 h
(budget + forecast + Excel) × 20 %
Resultatet är ett räkneexempel baserat på era värden, inte ett löfte om utfall.
Vill ni ha resultatet på mejl?
Helt frivilligt. Resultatet ovan är redan ert – mejlet gör det lättare att spara eller dela internt.
Nästa steg
Ta reda på var i processen tiden faktiskt går åt och vilka förbättringar som är viktigast för er.
Rekommenderat nästa steg
Ca 5 minuter. Ni får en bild av var processen tappar tid och vad som är värt att förbättra först.
Testa er FP&A-processVill ni hellre prata direkt? Boka en FP&A Discovery Session
Källor och metod
Analys och kalkylmodell: fpaa.se
Kalkylatorerna är framtagna av fpaa.se och bygger enbart på de uppgifter ni själva fyller i. Andelarna för möjlig effektivisering är antaganden ni kan justera, inte uppmätta resultat.
Uppgifter om Aimplan bygger på produktinformation från Aimplan. Förklaringar, exempel och bedömningar är framtagna av fpaa.se.
Från nuläge till nästa steg
Börja med att förstå behovet. Gå vidare med de steg som är relevanta för er.
- Steg 1 · Ni är härKartlägg nulägetVilka system, processer och flaskhalsar finns idag?
- Steg 2Bedöm mognadFP&A Assessment – ca 5 minuter om er planerings- och rapporteringsprocess.
- Steg 3Discovery SessionRådgivning och analys: nuläge, flaskhalsar, mognad och prioriterade åtgärder.
- Steg 4Business CaseEffekthemtagning, ROI och prioriterad färdplan.
- Steg 5PartnermatchningRätt partner för er bransch, storlek och systemmiljö.
- Steg 6ImplementeringGenomförande med uppföljning av nyttan.