fpaa.se - FP&A kunskapsplattform
    Planering och budget

    Budgetverktyg för planering, prognos och uppföljning

    Ett budgetverktyg hjälper ekonomiavdelningen att samla budget, prognoser och uppföljning i en gemensam process. I stället för manuella kalkylblad får verksamheten bättre kontroll över versioner, ansvar, antaganden och avvikelser — och kan arbeta snabbare med löpande prognoser och scenarier.

    Kort svar: Ett budgetverktyg samlar budget, prognos och scenarier i en gemensam modell med inmatning, godkännanden och spårbarhet. Det är en central del av ekonomiteamets finansiella planering och arbetet med FP&A. Välj utifrån er planeringsprocess, var rapporteringen finns (till exempel Power BI) och hur många som ska bidra – inte utifrån funktionslistor.

    Författare: Thomas Laine, redaktör och affärsrådgivare · Senast granskad: · Redaktion: fpaa.se (Cloud ahead AB)

    Vad ska ett bra budgetverktyg klara?

    Ett modernt budgetverktyg ska göra det enklare att planera, förankra och följa upp ekonomin. Lösningen bör stödja både den årliga budgetprocessen och återkommande prognoser när förutsättningarna förändras.

    Bedöm särskilt om verktyget stödjer:

    • budgetering per bolag, avdelning, kostnadsställe och projekt
    • rullande prognoser och flera scenarioalternativ
    • kommentarer, ansvar och en tydlig granskningsprocess
    • koppling till ekonomisystem och aktuellt utfall
    • rapportering av budget, prognos och utfall i samma vy
    • mindre manuellt arbete och färre versioner av kalkylblad

    I en Microsoft-miljö handlar kopplingen till ekonomisystem och utfall oftast om Dynamics 365 Business Central eller Finance tillsammans med Power BI, så att plan och utfall jämförs i samma rapporter.

    Olika typer av budgetverktyg

    Fristående planeringsplattformar har egen databas och eget gränssnitt och passar ofta större organisationer med separata planeringsteam.

    Planering i Power BI låter ekonomiteamet budgetera där rapporterna redan finns. Aimplan är ett exempel på det angreppssättet; om det passar beror på er miljö och process.

    Planeringsfunktioner i affärssystemet kan räcka för enkla budgetar, men blir ofta begränsande när flera dimensioner och scenarier behövs. Se planering i Business Central och Finance.

    När räcker inte Excel för budgetering?

    Excel kan fungera för enklare budgetarbete, men blir ofta svårt att styra när många personer ska lämna underlag, flera versioner cirkulerar eller när prognosen behöver uppdateras ofta. Ett budgetverktyg ger en gemensam modell, kontrollerade inmatningar och ett tydligare samband mellan plan, prognos och utfall.

    Vanliga tecken är att budgetprocessen tar flera veckor, att prognoser sällan uppdateras och att ingen kan se vem som ändrat vad. Läs vår praktiska guide om hur ni implementerar rullande prognos om ni vill uppdatera oftare än en gång per år.

    Så väljer ni budgetverktyg

    Börja med processen: vilka planerar, hur ofta och vilka beslut ska underlaget stödja? Testa nuläget i FP&A Assessment och använd guiden för att välja planeringsverktyg som checklista.

    Jämför sedan alternativ mot samma kriterier i verktygsjämförelsen och räkna på vad dagens manuella arbete kostar i ROI-kalkylatorn.

    Osäker på vilket nästa steg som passar er? Diskutera ert behov i ett kostnadsfritt rådgivningssamtal – utan krav på att välja leverantör.

    Boka en kostnadsfri rådgivning

    Gå vidare

    Vanliga frågor

    Vad är ett budgetverktyg?

    Ett budgetverktyg är programvara där ekonomiteamet och verksamheten tar fram budget, prognoser och scenarier i en gemensam modell med inmatning, godkännanden och uppföljning mot utfall.

    Behöver vi ett budgetverktyg om vi har Excel?

    Inte alltid. När flera personer bidrar, när versioner blandas ihop eller när prognoser ska uppdateras ofta brukar ett budgetverktyg spara tid och minska risken för fel.

    Kan man budgetera i Power BI?

    Power BI är i grunden ett rapportverktyg. Med planeringslösningar som stödjer write-back kan budget och prognos tas fram direkt i Power BI-miljön.