fpaa.se - FP&A kunskapsplattform

    Lösningar

    Budget och prognos i Power BI

    Ni har redan rapporterna i Power BI – men budget och prognos görs fortfarande i Excel. Här är hur budget och prognos i Power BI fungerar, de vanligaste problemen och hur de kan lösas.

    Kort svar: Power BI är i grunden en miljö för rapportering och analys. När budget och prognos också ska tas fram där uppstår fler behov: att mata in och spara planvärden (write-back), att hålla ordning på versioner och scenarier, och att styra vem som lämnar vad och när. Vissa behov kan lösas med enklare medel; när flera personer bidrar används ofta en kompletterande planeringslösning, till exempel Aimplan.

    Känner ni igen problemet? Läs Vi kan inte planera i Power BI. Vill ni förstå tekniken? Se guiden Forecasting in Power BI. Använder ni Business Central eller Dynamics 365 Finance? Läs planering för Microsofts affärssystem.

    Senast granskad:

    Rapportering, planering, write-back, budget och prognos – skillnaden

    Fem begrepp som ofta blandas ihop när man talar om budget och prognos i Power BI:

    • Rapportering i Power BI: visar utfall, trender och avvikelser från affärssystem och andra källor. Rapporterna läser data – de tar inte emot nya siffror. Det är oftast här ekonomifunktionen redan står stadigt.
    • Planering: den operativa modellen bakom siffrorna – volymer, priser, personal och projekt. Planeringsprocessen avgör vem som bidrar med vad, i vilken ordning och med vilka antaganden.
    • Write-back/input: möjligheten att skriva in planvärden direkt i rapporten och spara dem, så att de kan användas i samma modell som utfallet. Utan write-back görs inmatningen i Excel och läses in i efterhand.
    • Budget: den fastställda planen för året, uppbyggd på samma struktur som utfallet – konton, enheter, projekt och perioder – så att jämförelsen blir meningsfull.
    • Prognos: den löpande bedömningen av årets utfall, uppdaterad med nya utfall och antaganden. Det är prognosen som blir tung när varje uppdatering kräver nya filer.

    När fler personer bidrar tillkommer arbetsflöden: inlämning, granskning, godkännande och versioner. Där brukar behovet av en kompletterande planeringslösning bli tydligt. Grunderna i budget, prognos och analys beskrivs på sidan Vad är FP&A?.

    Vilken lösning som passar beror på hur många som planerar, hur ofta och hur komplex modellen är. Läs modern planering och budgetering eller jämför vägarna i guiden välja planeringsverktyg.

    Budget och prognos i Power BI

    Problemet: Utfallet finns i Power BI, men budgeten görs i Excel och klistras in i efterhand.

    När planeringen sker i samma miljö som rapporteringen jämförs utfall, budget och prognos direkt. Ingen behöver skicka filer fram och tillbaka mellan ekonomi och verksamhet.

    Guide: rullande prognos

    Sales Planning i Power BI

    Problemet: Försäljningsmålet är en siffra som saknar koppling till kunder, produkter och volymer.

    Med volym och pris per kund och produkt bygger prognosen på antaganden som säljorganisationen känner igen. Ekonomifunktionen ser sedan hur de påverkar intäkterna.

    Projektplanering och projektprognoser

    Problemet: Projektledarna har egna kalkyler och ekonomin ser avvikelser först i bokslutet.

    Prognoser för timmar och kostnader per projekt kan jämföras med budget och rapporterad tid. Projektportföljen och projektens resultat syns i samma rapporter.

    Scenarioanalys

    Problemet: Ett nytt scenario betyder en ny kopia av Excelmodellen.

    Scenarier jämförs sida vid sida i samma rapport, till exempel budget, prognos och ett alternativt antagande om volym eller pris.

    Write-back i Power BI

    Problemet: Power BI är byggt för att läsa och analysera data, inte för att skriva in planer.

    Write-back innebär att användaren skriver in värden direkt i rapporten och att de sparas. Det är grunden för att planera i Power BI i stället för att bara rapportera.

    Guide: forecasting i Power BI

    Integrated Business Planning

    Problemet: Försäljning, projekt och ekonomi planerar var för sig med olika antaganden.

    Integrated Business Planning handlar om att koppla ihop de operativa planerna med den finansiella planen. Då syns det direkt i resultatet när en volym eller ett projekt förändras.

    Skillnaden mellan Power BI och Aimplan

    Vad är skillnaden mellan Power BI och Aimplan?

    Power BI används för rapportering och analys. Aimplan är ett planeringstillägg som körs i Power BI och gör det möjligt att skriva in, spara och följa upp budget och prognoser i samma rapporter.

    Behövs Aimplan för att planera i Power BI?

    Inte alltid. Enklare behov kan lösas på andra sätt. Ett planeringsverktyg blir relevant när flera personer bidrar, när modeller ska konsolideras eller när planerna behöver versioner och scenarier.

    Aimplan i praktiken

    Planering direkt i Power BI

    Koppla samman projekt, försäljning och finansiell styrning. Se produktens arbetssätt utan att först boka ett möte.

    Project Planning & Forecasting · Projektchefer, PMO, resursansvariga och ekonomifunktion

    Koppla projektens resursplanering till ekonomin

    Uppdatera prognoser för timmar och kostnader och jämför dem med projektbudgeten. Projektledare och ekonomifunktion utgår från samma planeringsunderlag.

    Project Resource Forecast Hours

    Tryck för att förstora
    Prognostisera timmar per aktivitet och person och jämför med budget och rapporterad tid. Originalbild från Aimplans demomiljö med exempeldata.
    Se Aimplan och användningsområden Diskutera er projektprognosprocess

    Vill ni hellre bedöma hela planeringsprocessen först? Gör FP&A Assessment.

    Öppen redovisning: fpaa.se ges ut av Cloud ahead AB och drivs tillsammans med Powerbridge, distributör av Aimplan i Norden, och har därmed ett kommersiellt samband med Aimplan. Läs mer om vem som driver fpaa.se.